Jak vysvětluje manažer servisního centra Juha Laulumaa, klíčem pro zajištění hladké sezóny je předem si celý proces promyslet a zajistit, aby u každého zákazníka probíhal identicky. Proces je do detailů naplánován: pokud například na zvedáku pracují dva lidé, musí mít jasně rozdělené úkoly až do úrovně určení toho, který z nich dotahuje šrouby.
"Obecně platí, že všichni zaměstnanci musí mít jasně definované povinnosti, zejména pokud někteří z nich pracují v dílně jen během sezóny. Pokud najímáte sezónní pracovníky, je také nutné zvážit, jaký je rozumný počet zaměstnanců na dostupná servisní stanoviště."
Dobré plánování zvyšuje spokojenost zákazníků
Roční doby se v severských zemích střídají náhle a prudce, a proto se centrum snaží přimět zákazníky s uskladněnými pneumatikami, aby si je nechali měnit s dostatečným předstihem, a rozesílá jim návrhy termínů pomocí textových zpráv.
"Pomáhá nám to s plánováním sezóny, zmírňuje sezónní špičky a zvyšuje spokojenost zákazníků, protože vidí, že o ně máme zájem a chceme jim poskytovat co nejlepší služby."
V době mezi sezónami měří centrum hloubku dezénu pneumatik, které u nich mají zákazníci uskladněny. Zákazníky, kteří potřebují nové pneumatiky, je tak možné kontaktovat ještě před začátkem sezóny. Prodej před začátkem sezóny zmírňuje největší sezónní špičky a snižuje zátěž během nejrušnějších období.
Obecně je důležité pečlivé řízení času, které zákazník vnímá jako přesnost. Když je znám přesný čas potřebný na výměnu pneumatik , je snazší plánovat termíny tak, aby dodržování časového harmonogramu bylo bezproblémové a zákazníci nemuseli zbytečně čekat. Ponechání malé rezervy v časovém plánu vytváří prostor pro nenadálá překvapení.
Časové plány, které lze dodržovat, a fungující procesy zajišťují nejen hladkou práci, ale také kvalitní služby, což zvyšuje hodnotu pro zákazníky: když je práce dokončena v dohodnutém termínu a zákazník nemusí čekat, a neplýtvá proto svým drahocenným časem, je možné za ni účtovat vyšší sazby.
Připravenost na mimořádné situace usnadňuje průběh sezóny
Jednou z užitečných věcí, které pomáhají se na sezónu připravit, je plánování pro případ různých mimořádných situací, jako například co dělat, když některý z pracovníků onemocní, zda plníte speciální požadavky zákazníků a případně jakým způsobem apod.
Pokud je součástí služeb také údržba vozidla, je vhodné nabídku servisu před sezónou předem naplánovat, abyste měli jistotu, že tyto práce během nejrušnějších týdnů sezóny zvládnete.
Pro hladký průběh sezóny jsou také samozřejmě důležití spokojení zaměstnanci. Během rušné sezóny jsou směny náročné, ale podávání občerstvení nebo organizování jiných aktivit, které povzbudí morálku, pomůže zvládnout napjaté směny a zvedne všem náladu. Dobrá morálka má také přímý dopad na kvalitu služeb.
"Zaměření na ty podstatné věci, zejména používání různého vybavení a starost o zaměstnance, se vyplatí, protože se zvýší bezpečnost i spokojenost zákazníků."